Interesul
pentru soluții software menite să eficientizeze procesele de business a crescut
semnificativ în ultimii ani, stimulat de provocările din ce în ca mai mari ale
mediului de business actual și a creșterii gradului de competitivitate.
Companiile au adoptat noi modalități prin care să își gestioneze resursele și
procesele, unele preluate sau inspirate din mediul de business extern,
altele proprii, concepute pe baza experienței și nevoilor proprii. Optimizarea
performanței și îmbunătățirea calității proceselor operaționale reprezintă în
România teme de actualitate, indiferent dacă vorbim despre organizații din
domeniul privat sau public.
Conceptul de soluție
software BPM este
menit să acopere atât partea de analiză și de optimizare a modului de lucru în
cadrul organizației, cât și monitorizarea continuă a performanței activității,
din perspectiva proceselor de business. Mai mult decât atât, este menit să
favorizeze adopția unei culturi colaborative, bazată pe fluidizarea
proceselor și îmbunătățirea comunicării interdepartamentale. În același timp,
se pune un accent din ce în ce mai mare pe client (extern sau intern).
Astfel de soluții au fost gândite cu scopul de
a aduce flexibilitate proceselor de business, reducând în același timp
costurile și riscurile.
Implementarea unui
astfel de sistem este motivată de:
• Nevoia reducerii costurilor si de creștere a
productivității, obiective esențiale pentru a supraviețui în viitor.
Companiile nu se mai
pot baza doar pe o eventuală creștere a pieței și pe indulgența
clienților în ceea ce privește ineficiențele interne. Presiunea externă datorată
factorilor anterior menționați și exemplele pozitive oferite în piață de către
companiile concurente, plasează conceptul BPM în zona
instrumentelor obligatorii pe care managementul companiilor ar
trebui sa îl ia în calcul.
•Nevoia de optimizare
După
cum putem observa în mediul de business, nivelul actual de performanță nu
garantează o performanță viitoare. Schimbarea este conceptul cheie al
timpurilor noastre și aceasta impune o îmbunătățire continuă pe
toate planurile.
• Imposibilitatea
sistemelor IT actuale de a acoperi și funcționalitățile BPM: Sistemele de tip ERP/CRM nu pot să înlocuiască
soluții de tip BPMS
dezvoltate special pentru a facilita managementul proceselor de business, însă
integrate, pot face o treabă foarte bună.
• Metodele și
parametrii de evaluare a performanței în cadrul companiilor și a fiecărui
angajat în parte sunt destul de subiective:
Oamenii se comportă
după cum sunt măsurați, prin urmare nu este de mirare că
eforturile/comportamentul angajaților deseori nu ajută companiile să
performeze. Utilitatea sistemului BPM este limitată de capacitatea transpunerii
în practică, iar motivarea angajaților de a susține sistemul BPM este critică, din această
perspectivă.
Beneficii BPM
• Eficientizați
procesele prin utilizarea unei interfețe web intuitivă, ușor de adoptat în
cadrul echipei dumneavoastră.
• Beneficiați de acces
securizat în cadrul sistemului, autentificarea putând fi efectuată automat prin
Active Directory.
• Sistemele de tip BPM pot fi integrate
ușor cu sistemele de tip ERP sau CRM existente în cadrul
organizației dumneavoastră, ceea ce se și recomandă.
• Monitorizați automat
task-urile utilizatorilor, alertați utilizatorul când apare un nou task,
solicitați confirmare periodică cu privire la derularea unei sarcini la care se
lucrează și contorizați durata soluționării fiecărui task.
• Standardizați și
automatizați procesele operaționale și financiare din cadrul companiei;
• Identificați și
eliminați activitățile redundante și îmbunătățiți relațiile inter
departamentale, utilizând capabilitățile colaborative ale platformei BPM.
•Urmăriți activitatea
și creșteți eficiența membrilor echipei dumneavoastră prin intermediul
rapoartelor oferite.
• Vizualizați în timp
real a work load-ul echipei.
• Reduceți costurile
operaționale datorită centralizării și automatizării întregului
proces de business.
Beneficii BPM pe categorii
Beneficii BPM pentru clienți
• Servicii mai
accesibile (ex. portal client, single view);
• Colectare “Voice of
Customer” în timp real prin conectarea cu mediile sociale;
• Adaptare continuă a
serviciilor și personalizarea acestora prin prelucrare feedback clienți și
business intelligence;
• Alocarea de drepturi
sau restricții clienților;
• Omogenizarea
calității interacțiunii cu clientul prin integrarea canalelor.
Beneficii BPM pentru operațional
• Derulare automatizată
a întregului flux;
• Reducerea nevoii de
input utilizator, prin automatizare și reguli de business
• Ghidarea
utilizatorului;
•
Suport în luarea deciziilor (alternative);
•
Optimizări ale performanței proceselor prin redirecționarea fluxului către
resursele relevante, în funcție de situație.
Beneficii BPM pentru business
• Agilitate dată de gestionarea rapidă a
schimbărilor la nivel de clienți și piețe;
• Corelarea rapidă a
obiectivelor strategice de business cu cerințele de optimizare ale proceselor
și implementarea acestora, utilizând întregul set de instrumente și
capabilități IT existente pe piață;
•
Capabilități de măsurare urmărire și evaluare a activității de business.
