Imaginea unei companii și promovarea este, după cum bine știm, motorul evoluției oricărei  afaceri, indiferent de dimensiune sau de obiectul de activitate. De asemenea, știm și că mijloacele de promovare sunt multiple, fiecare având aportul lui mai mare sau mai mic în  evoluția acesteia.

Comunicarea dintre companie și clienții ei reprezintă un catalizator care îi accelerează dezvoltarea, iar în acest sens ideal ar fi ca, încă de la început, să se opteze pentru un sistem de tip call center prin care angajații să ofere suport clienților și, de asemenea, prin care firma să își promoveze produsele sau serviciile proactiv. Totodată, un simplu număr de telefon, fix sau mobil, publicat pe site-ul web nu rezolvă pe de-a-ntregul această necesitate, deoarece este esențial ca, atunci când clientul apelează, să fie preluat prompt de către un operator pentru ca legătura dintre el și firma să nu fie întrerupte de o linie ocupată, de un telefon închis sau la care nu răspunde nimeni. Mai mult decât atât, se recomandă și integrarea cu alte soluții software existente în companie pentru o imagine de ansamblu asupra contului clientului și pentru o mai mare flexibilitate a procedurilor.

Într-o firmă mică, dat fiind faptul că numărul angajaților este unul mic, este necesar ca aceștia să nu piardă legătura cu clienții lor sau colegii.

Pentru a nu pierde nici un client și pentru a soluționa toate solicitările acestora, firmele mici au nevoie  să monitorizeze toate apelurile, cu scopul de a controla calitatea și apelurile pierdute, de a crea sisteme de apel de așteptare și să facă uz de funcții administrative, cum ar fi ascultarea apelurilor înregistrate.

Pe lângă capabilitățile obișnuite ale unui sistem de tip call center, implicațiile financiare și scalabilitatea joacă un rol primordial în alegerea unei astfel de soluții. Se iau în calcul costurile generate de implementarea propriu-zisă, de achiziția sistemului, dar și suportul post implementare și costurile generate de upgrade-ul soluției.

Dacă evaluăm soluțiile tradiționale, printre altele, dezavantajele cele mai mari pe care acestea le prezintă sunt determinate de investiția inițială pe care o implică. Atât echipamentul propriu-zis, cât și costurile extra generate de achiziția licențelor, implementarea de IVR, Voicemail sau Call Recorder, reprezintă pentru antreprenori motive întemeiate de a nu opta pentru astfel de instrumente. Un alt parametru ce trebuie luat în calcul de către  companii, indiferent de dimensiune, în alegerea unei soluții pentru call center, cum este, de altfel,  și pentru alte sisteme necesare în desfășurarea activităților interne, este scalabilitatea rețelei.

Soluțiile de centrale telefonice de tip software PBX  sunt candidatul ideal în acest scenariu.

Un astfel de sistem poate îndeplini cu succes nevoile firmelor de orice dimensiune de a dispune de propriul call center, sigur, performant, scalabil și care suportă o gamă largă de capabilități.

Funcționând cu telefoane IP standard, trunchiuri SIP, gateway-uri VoIP, majoritatea acestor soluții nu implică schimbarea hardware-ului, nu necesită alte dispozitive, cabluri și cutii, se instalează pe infrastructura hardware  existentă, pe serverele pe care deja le aveți în firmă.

Scalabilitatea este o altă caracteristică a software-ului de tip PBX, administratorul rețelei având  mereu posibilitatea  să adauge noi utilizatori sau să schimbe structura rețelei, fără extra costuri.

Pe lângă capabilitățile de tip call center, transferurile interdepartamentale ale apelurilor cresc nivelul de productivitate în cadrul companiilor, nemaifiind nevoie ca angajații sau apelanții din afara organizației să efectueze mai multe apeluri pentru a soluționa o problemă. Totodată, și în relația cu clienții acest lucru este foarte important și creează  impresie plăcută acestora prin faptul că, pentru a rezolva o problemă, aceștia nu sunt nevoiți să efectueze mai multe apeluri, ci sunt transferați direct către departamentul abilitat sau către angajatul potrivit.

Aceste soluții permit redirecționarea apelurilor, astfel încât angajatul să poată prelua apeluri de oriunde direct de pe mobil, chiar si atunci când nu se afla la birou și, ceea ce este cel mai important, fără costuri suplimentare. 

Creșterea productivității echipei și creșterea gradului de satisfacție al clienților cu scăderea costurilor de telefonie sunt avantaje majore pe care soluțiile de tip PBX le aduc firmelor, contribuind astfel la evoluția acestora, creșterea profitului, îmbunătățind experiența clienților fără investiții majore.